¿Debería aplazar o cancelar mi evento por el COVID-19?

20
abr
2020

El coronavirus ha modificado toda forma de relacionarnos y ha impactado en nuestra vida totalmente; vivimos una situación muy seria, existen un gran número de fallecimientos y una economía a nivel mundial tambaleándose; La situación es muy complicada y debemos esperar las indicaciones de las autoridades ya que esto es lo más responsable y ético, sin embargo, esto no debe impedir celebrar tu evento sobre todo un evento tan importante como una boda, unos XV años o una graduación, lo más recomendable será aplazar la celebración ya que además estarán  demostrando más allegadas lo importantes que son y que no se quiere que corran ningún riesgo

¿Qué debemos hacer para aplazar el evento?

Lo primero que te recomendamos es hacer una lista con todos los proveedores que van a participar en tu evento y colocarlos en orden de importancia o preferencia, es decir, el que sí o sí debe estar en su boda y el que les gustaría que estuviera, pero si no está disponible tengas otra segunda opción

Una vez que aceptaste que tu celebración tendrá que ser movida de fecha tienes que consultar con tu salón de eventos las fechas disponibles ya que lo más probable es que al ser muchos los eventos pospuestos, la agenda se encuentre más llena para el restante del año, lo que podrías considerar sería moverla al siguiente año o considerar un evento en viernes o domingo. Una vez hecho esto la iglesia es el segundo paso, ya que en el salón probablemente no te puedan regresar los abonos hechos, la iglesia te podrá decir si la fecha que buscas está disponible para realizar su ceremonia y en caso de no ser así, deberás tener una iglesia” de respaldo” para la fecha que buscas.

El siguiente proveedor a contactar sería el fotógrafo ya que hay fotógrafos qué al tener suficiente personal no tienen problemas para incluso, cubrir dos eventos. Pero hay otros que trabajan solos y es por ello que es importante confirmar su disponibilidad desde un principio.

Otros proveedores que también son importantes puede ser el equipo de decoración y los floristas en este caso podría haber algún cambio en costos ya que muchas flores son más caras en otras temporadas del año o bien considerar costos extras si van a cambiar la temática completamente del evento, al ser cambiada de temporada.

El siguiente proveedor a consultar es tu proveedor de música sobre todo si tienes una banda versátil en cuyo caso es indispensable que ellos mismos se presenten o bien tengas que elegir algún dj que el mismo grupo versátil que pueda mandar en caso de que estén ocupados o bien si ellos tienen algún grupo distinto con quien te puedan contactar en caso de no estar disponibles, lo más importante es la comunicación con el representante del grupo.

No sabemos a ciencia cierta cuando la situación estará estabilizada por lo tanto hay muchas agencias de viajes que además de ofrecerte descuentos para nuevos viajes si aún no has agendado, te están ofreciendo opciones de re agendar tu fecha si ya la habías contratado, bien sea para el próximo año o para diferentes destinos, todo dependerá de lo que la organización mundial de la salud indique

Las invitaciones, si ya las tienes impresas  y si aún no las has entregado puedes hacerlo añadiendo una nota donde pones la nueva fecha para que quede escrita y no pueda haber confusión; Si ya las has entregado, puedes contratar a alguien ( o pedir algun amigo) que te haga una invitación digital con los nuevos datos o bien, enviar alguna foto con la leyenda de re agendar la fecha a través de WhatsApp y cerca de la fecha pedir su confirmación, por si no estaban enterados, será la última oportunidad para que sepan los detalles de tu evento

 

¿Y si uno de los proveedores no tiene disponibilidad ese día?

Los proveedores están muy concientizados con todo lo que está sucediendo y están poniendo mucho de su parte para poder adaptar todo. En muchos casos los proveedores ya tenían sus agendas llenas, en cuyo caso tendrás que perder a ese proveedor y buscar otro similar.

La parte complicada viene al hablar de dinero. ¿Ese proveedor tiene que devolver la cantidad entregada? Lo primero que tienes que hacer será revisar el contrato y ver si hay alguna cláusula que explique cese de contrato por fuerza mayor; Pero, antes de valorar si tienes o no derecho a que devuelvan dinero debes hablar con la empresa para ver si llegan a algún acuerdo. Es posible que no puedan atenderlos el día del evento firmado, pero puedan ofrecerte otros días o bien guardarte tus abonos para algún otro evento familiar en puerta.

En el caso de cancelar tu evento serías tú quien está rompiendo el contrato y no aplicaría la devolución de ningún modo.

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En Complejo Las Cavas Loft & Jardines estamos mas que dispuestos a apoyarte en caso de que necesites reagendar tu evento con nosotros, comunicate al 4621076077 y con gusto te apoyaremos porque queremos que tu evento sea Inolvidable.

 

por Geena Frausto
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